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vendredi 11 mai 2007

gérer les mauvais gestionnaires de temps

Par Marc Hoang d'Ornano le vendredi 11 mai 2007, 13:40

Il y a 5 types de personnalités qui peuvent me saper le temps:
  • Le pompier : en perpetuelle urgence ; n'a jamais le temps de planifier. Pas grand chose à faire.
  • Le oui oui : l'homme qui ne sait pas dire non et se surcharge. Il faut le limiter sinon tout le monde lui donnera du travail et il ne finira rien de ce qu'il a commencé
  • Le 0 de tension : ne répond pas au téléphone et est très lent. On reçoit des plaintes constamment à son sujet. Il faut lui fixer des deadlines plus court pour anticiper ses retards.
  • Le papoteur : papote au lieu de bosser. Il faut lui donner des tâches au jour le jour.
  • Le perfectionniste. Il faut vérifier constamment où il en est. S'il est bloqué sur un détail, il faut le ramener au chemin directeur du projet global.

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dimanche 6 mai 2007

Recette: que faire avec du nutella

Par Marc Hoang d'Ornano le dimanche 6 mai 2007, 10:46

Des tas de recettes (roulé, lait au chocolat, truffes,...) à voir sur le site de l'internaute

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samedi 5 mai 2007

5 éléments de négociation et 3 éléments pour souder une équipe

Par Marc Hoang d'Ornano le samedi 5 mai 2007, 17:45

  1. Comprendre : comprendre la proposition et les options disponibles. Savoir ce sur quoi on peut lacher.
  2. Empathie : comprendre les émotions des personnes impliquées
  3. Confiance : typiquement il faut penser et dire: "je comprend qu'il y a un problème, et nous sommes là autour de la table pour le résoudre"
  4. Contribution : cahcune des parties doit contribuer à la définition du problème.
  5. Consensus : la meilleure issue d'une négociation est une négociation gagnant/gagnant
  1. Confiance : faire confiance à son équipe et leur parler ouvertement du problème
  2. Loyauté : toujours protéger son équipe vis à vis des donneurs d'ordre. Une trahison tue la loyauté
  3. Délégation : toujours déléguer autant que possible à ses collaborateurs
Une bonne chose est d'avoir l'intégralité de l'équipe de développement au lancement du projet et au cocktail de fin!

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vendredi 4 mai 2007

le mythe du pourcentage

Par Marc Hoang d'Ornano le vendredi 4 mai 2007, 17:37

Dire qu'une tâche est complétée à 87,29% n'a aucun sens. Une tâche est finie ou pas. C'est du binaire. Exit donc les outils de pourcentage de ms project. Ce que je préconise est de découper chaque tâche en unités suffisamment fines pour qu'on puisse les associer à un suivi binaire.

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jeudi 3 mai 2007

gestion des modifications

Par Marc Hoang d'Ornano le jeudi 3 mai 2007, 17:34

Les changements sont inévitables. Sachant cela, il faut absolument être capable de savoir ce qui a été changé.
Le processus de gestion des changements est le suivant:
  • qu'est ce qui peut être modifié
  • comment sont demandés les changements
  • qui peut les accepter ou les refuser
  • comment les approbations et les refus sont-ils consignés?
  • comment sont implémentés les changements et comment leur implémentation est notée?
Une manière de faire:
  1. une fois le cahier des charges signé, toute demande de changement doit m'être adressée par email (nature, raison, urgence)
  2. une commission avec le chef de projet technique valide ou invalide les demandes
  3. la réponse à donner à une demande ne doit pas excéder une semaine.
  4. les changements urgents ou importants doivent être soumis au responsable technique
  5. les changements acceptés sont présentés à la réunion de développement ou assignés directement par des tickets.
Un système de ticket me semble être une bonne solution pour suivre les modifications.

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mercredi 2 mai 2007

Gestion des risques

Par Marc Hoang d'Ornano le mercredi 2 mai 2007, 17:25

Dans les petits projets, la gestion des risques est intégrée dans le rôle du chef de projet.
Il est bon de faire un document type feuille de calcul incluant: description du risque, frequence/impact, sévérité, spectre d'action, action prise (accepter/réduire...)

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dimanche 29 avril 2007

Créer un budget

Par Marc Hoang d'Ornano le dimanche 29 avril 2007, 23:51

Avant tout il faut être pessimiste. Ne prévoir aucun profit et toutes les pertes possibles. Prévoir une grosse marge d'erreur.
Si des modifications de la demande ont eu lieu, il faut noter le changement de façon à pouvoir en tenir compte lors d'une comparaison par rapport au budget initial.
Il y a deux types de coûts:
  1. les coûts tangibles:
    • Capital: hardware, software, bureaux...
    • personnel (salaires)
    • Location (grue)
    • Consulting, avocats...
    • Consommables (dynamite, cdrom,...)
    • Divers : (formations, téléphone, ...) souvent inclus dans les couts de personnel
  2. et les coûts intangibles:
    pas quantifiables. On parle ici du bon vouloir, relations, ambiance, contacts.
Une fois les coûts budgétés, on met en place un suivi de budget régulier pour éviter les dérapages.

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samedi 28 avril 2007

La plannification d'un projet

Par Marc Hoang d'Ornano le samedi 28 avril 2007, 23:38

Je contrôle la plannification en:
  • découpant les tâches complexes en sous-tâches quantifiables
  • donnant de la visibilité à des tâches ambigües
  • donnant un point de référence unique pour tous
  • anticipant les aléas
Il doit impérativement figurer dans un planning:
  • Ce qui doit être fait par un cahier des charges fonctionnel et un cahier de spécifications
  • Quand cela doit être fait : par un échéancier
  • Qui doit le faire : d'où un budget du projet
  • Comment le faire : par un cahier de spécifications techniques et un cahier de tests
Il ne faut pas forcément remplir tous ces cahiers avant le début du projet. Un draft du cahier des charges fonctionnel de l'éch"éancier et du budget sont un minimum.

L'art de plannifier
Règle num. 1: ne pas promettre quelque chose qu'on ne peut pas tenir. Si on est obligé de donner une estimation il faut donner un échéancier réaliste ou demander un peu de temps pour le construire.
Règle num 2: Eliminer toutes les incertitudes. Eclaircir tous les points obscurs.
Règle num 3: Prévoir des temps morts pour pouvoir gérer les modifications et aléas. Il vaut mieux les disséminer plutôt que de les grouper à la fin.
Règle num 4: Spécifier le niveau de détail optimum. Pour moi c'est une semaine. Sinon on passe son temps à surveiller le travail des autres.
Règle num 5: Prévoir l'imprévisible. Peut-être en mettant en place la gestion des risques.

Mettre en place un diagramme de Gantt n'est utile que si ce dernier m'aide à créer, surveiller et communiquer une plannification. Sinon ça ne sert à rien d'en faire un.

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vendredi 27 avril 2007

quelques erreurs à éviter en réunions et avec des collaborateurs

Par Marc Hoang d'Ornano le vendredi 27 avril 2007, 17:47

Pour les réunions:
s'il s'agit d'une information qui ne demande pas de réaction, je privilégie les mails.
Une réunion doit avoir des objectifs clairs et précis et se terminer dans le temps imparti.

Avec les collaborateurs:
  • Erreurs d'indulgence : ne pas éviter à tout prix les conflits.
  • Erreurs de sévérité : savoir mettre de l'eau dans son vin
  • Erreurs de première et dernière impression: noter au fur et à mesure ce que fait chaque collaborateur pour se prémunir des collaborateurs qui ne travaillent qu'à l'approche des primes.
  • Erreurs de représentation : ne pas se raccrocher à des décisions qui ont marché auparavant sans tenir compte de l'évolution du contexte.

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mercredi 25 avril 2007

Analyse des besoins

Par Marc Hoang d'Ornano le mercredi 25 avril 2007, 22:50

les donneurs d'ordres sont de 3 types:
  • Ceux qui payent les factures: managers impliqués par des objectifs commerciaux
  • Les utilisateurs finaux : c'est eux qui savent le mieux ce dont ils ont besoin, même s'ils ne savent pas très bien l'exprimer. C'est à moi de comprendre ce qu'ils veulent.
  • Les experts : on peut en avoir besoin dans certains projets pointus.
L'analyse des besoins se fait auprès des donneurs d'ordre. Il faut recueillir les besoins, mais pas excessivement. Il faut juste en recueillir suffisament pour que les objectifs soient clairs. Les besoins sont recueillis par des interviews, des quesitonnaires ou par observation des procédures actuelles. En cas de désaccord entre les différents donneurs d'ordres, il faut obtenir un concensus, à savoir:
  • Faire une liste des besoins qui sont en conflit
  • L'organiser par priorité
  • Mettre en adéquation avec le calendrier et scinder la liste en deux par rapport à ce que mon équipe peut produire dans le temps imparti.
  • Les donneurs d'ordre peuvent alors changer les priorités de leur demandes
  • Une fois le concensus a été atteint, le travail peut commencer

Mise en oeuvre de la documentation: j'utilise la méthode SMART et MoSCoW
  • Spécifique : un objectif doit être spécifié sans ambigüité
  • Mesurable : le délivrable doit être quantifiable. Autrement, on ne pourra pas savoir qu'on l'a délivré.
  • A(chievable) : toute tâche doit être réalisable
  • R(elevant) : les spécifications ne doivent pas contenir plus d'information qu'il n'en faut.
  • Testable : les besoins doivent être testables pour qu'on puisse prouver qu'ils ont été satisfaits.
et
  • Must have : sont fondamentaux et indispensables
  • Should have : sont importants mais le succès du projet n'en dépend pas.
  • Could have : on peut s'en passer sans impacter le projet
  • Won't have this time round : ça sera pour la V2
J'ai trouvé un site http://www.dsdmfrance.com/ qui parle d'organiosation en gestion de projet adapté à l'informatique. A regarder...

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lundi 23 avril 2007

quelques règles de gestion de projet

Par Marc Hoang d'Ornano le lundi 23 avril 2007, 17:12

Le chemin critique:
Dans l'ensemble des têches 'un projet, il y a des tâches qui sont sur un chemin dit critique. Elles sont indispensable à la délivrance du produit et le moindre retard sur une de ces tâches retarde l'ensemble du projet. Ces tâches ne devraient donc être modifiées qu'ne dernier recours.

Le mythe des ressources supplémentaires:
Rajouter un, deux ou trois développeurs ne divise pas par 2, 3 ou 4 le temps de développement d'un projet affecté initialement à un seul développeur. Il y a en effet des temps de mise au courant, de communication, des risques de travail en doublon, de versionning du cahier des charges différent, etc.
D'où deux choses à retenir:
1) les petites équipes autonomes sont plus réactives et efficaces que les grandes équipes bureaucratiques.
2) Si je dois rajouter des ressources à un projet, il faut essayer de les y introduire pendant des périodes de creux. Sinon cela risque de diminuer la productivité de l'équipe actuelle pendant un moment....

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samedi 21 avril 2007

Mes 10 règles pour réussir une gestion de projet

Par Marc Hoang d'Ornano le samedi 21 avril 2007, 13:16

  1. Connaître mon objectif
  2. Connaître mon équipe
  3. Connaître les décideurs
  4. Passer du temps sur la planification
  5. Promettre d'en faire moins et délivrer plus. C'est toujours mieux que l'inverse
  6. Décomposer le projet en tâches quantifiables
  7. Je vais toujours vers le but sans diverger.
  8. J'ai une approche flexible qui permet d'inclure de petits changements au projet, mais je sais résister aux trop gros changements.
  9. Je teste dès que possible, le plus souvent possible. C'est comme ça qu'on élimine les erreurs
  10. L'objectif est que le client soit satisfait. Je peux sacrifier un un peu de méthodologie au contentement du client

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lundi 16 avril 2007

Stop à la réunionite!

Par Marc Hoang d'Ornano le lundi 16 avril 2007, 22:31

Avant de convoquer une réunion
  • Pourquoi une réunion? Je fais un ordre du jour avant d'envoyer les convocations. Je le relis une heure après.
  • Je dois connaitre à l'avance les actions à faire entreprendre
  • Une grande messe ne doit pas se substituer à des entretiens plus ciblés et plus courts.
  • Je fais (faire par qqun de confiance) un compte rendu
  • Je laisse parler chacun de manière équitable
  • Je commence à l'heure et finis en avance par rapport au planning pour prévoir les impondérables.
  • Ne pas diverger. Revenir à l'essentiel.
  • A la fin, je reprends les points, les décisions et les assignations, personne par personne.

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jeudi 12 avril 2007

Apprendre à mon équipe à grogner

Par Marc Hoang d'Ornano le jeudi 12 avril 2007, 23:09

Une des premières choses qu'on apprend en tant que manager, est que les employés ont toujours des problèmes vis à vis de divers éléments extérieurs ou intérieurs. Il faut canaliser cette irritation.
  • Etre patient : la grogne sort peu à peu
  • Irritation en temps réel : reportez la grogne des employés à la réunion spéciale grogne
  • Etre d'accord avec des irritations légitimes sans arrêter de jouer l'avocat du diable
  • Etre sur que chaque employé fait part de ses irritations à un moment donné.
  • Inviter quelqu'un d'un autre département à ces défouloirs
  • Résolution d'une irritation : identifier le problème, en discuter et le résoudre.
  • Garder 30 minutes après la réunion pour les employés qui ne souhaitent pas parler de leur grogne en public

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vendredi 6 avril 2007

Les méthodes qualité

Par Marc Hoang d'Ornano le vendredi 6 avril 2007, 15:45

Quelques définitions:
  • Qualité: définition de procédures à appliquer par tout un chacun pour mener à bien sa mission.
  • Normalisation: inscription dans la durée des résultats de l'analyse qualité. Cela définit des règles communes à minima ainsi qu'une échelle de mesure pour accepter ou non un produit ou service.
Une norme a une connotation juridique, obligatoire alors qu'un standard est un accord consensuel.

Pourquoi la qualité?
- En externe: se conformer aux normes et standards.
- En interne: meilleure connaissance des coûts et des délais.

3 types de méthodes:
- qualité finale : par des spécifications, test, contrats fonctionnels.
- maîtrise de l'information : journaux de livraison, doc technique
- minimisation des difficultés interne et des erreurs : revues de projet, validations formelles

Moyens mis en oeuvre:
- définition de l'objectif
- définition de méthodes et de procédés.

Niveaux:
- non qualité : tous les process sont informels.
- qualité intuitive : méthodes propriétaires
- qualité formelle : il existe des méthodes qualité qui peuvent être allégées.
- qualité officielle : l'entreprise est en marche vers la certification.
- qualité totale : tout est sous contrôle

ISO 900x : ce sont des normes techniques volontaires.

Merise:
- gestion du cycle de vie du projet (définitions, processus, étapes)
- gestion des solutions ou cycle d'abstraction entraîne la modélisation
- gestion du cycle de décision

Abstraction      MCD     MCT   Gestionnaire
Implémentation   MLD     MOT   Informatique

CMM: Capacity and Maturity Model
5 niveaux de maturité
- Initial : la réussite vient de capacité d'individus, pas d'organisation
- répétable : procédures de gestion de projet. Coûts et délais sont identifiés
- défini : processus de dvt documenté de manière technique et managériale. Bonne vision de l'avancement d'un projet.
- géré : les risques sont connus et quantifiés
- optimisé : prévention des risques. Gestion de l'évolution et des technologies.

La documentation du logiciel est indispensable, car il en est partie intégrante!
La documentation expliquant la construction du logiciel est nécessaire car elle permet de construire une checklist et de communiquer les décisions.

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samedi 31 mars 2007

Etre authentique pour être efficace

Par Marc Hoang d'Ornano le samedi 31 mars 2007, 19:57

Il faut détecter les incongruences des autres mais surtout être soi-même congruent. Cela offre à nos interlocuteurs une communication claire, directe et facile d'accès. Elle traduit au plus juste nos intentions et nos objectifs.
La vidéo est très utile pour réaliser un travail d'auto-observation.

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vendredi 30 mars 2007

Savoir exprimer ce que l'on veut

Par Marc Hoang d'Ornano le vendredi 30 mars 2007, 17:25

Le manque de précision dans la définition des objectifs et l'absence d'évaluation de leur faisabilité sont les principales causes des résultats non désirés.
Pour atteindre ses objectifs, il faut un fort investissement personnel qui ne dépend que de nous.
Si l'atteinte d'un objectif est soumise au changement d'une tierce personne, il n'a aucune chance d'aboutir.

La généralisation est une arme à double tranchant. Il faut savoir l'éviter dans son discours et parfois il faut savoir faire préciser ce que veut dire son interlocuteur. Tous les corses ne sont pas fainéants.
Les omissions par comparaison : "c'est moins cher", "tu es la plus belle".

Les divinations => Je sais ce que vous pensez! Il faut répondre: "comment faîtes-vous pour savoir cela?"
Les nominalisations => Je veux obtenir une amélioration de mes conditions de travail. Il faut répondre: "Comment voudriez-vous les voir améliorer"
Mots à relever => questions à poser
  • verbes: penser, croire,estimer, deviner => comment le savez-vous?
  • verbe action: faire => comment faire?
  • mieux, pire, pareil, égal, moins, plus => comparé à quoi?
  • le mieux, le pire, le moins, le plus => par rapport à quoi?
  • il faut, je dois, c'est obligatoire => que se passerait-il sinon?
  • ce n'est pas possible => qu'est-ce qui en empêche?
  • jamais => vraiment jamais?
  • toujours, tout, tout le monde => toujours? personne?
  • c'est vrai, clair, juste, faux, bien, mal => qui affirme cela?
  • amour, justice, liberté => comment cela se manifeste-t-il?
    • c'est à cause de, en raison de, parce que => s'il n'y avait pas cette raison?

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jeudi 29 mars 2007

Créer un bon environnement de travail

Par Marc Hoang d'Ornano le jeudi 29 mars 2007, 17:07

Les causes de découragement et de l'épuisement professionnel.
  • Trop de travail
  • Pas de contrôle sur son temps
  • Travail non reconnu
  • Pas d'esprit d'équipe
  • Conflit de valeurs, le travail semble sans but
  • Pas d'objectivité

Comment les éviter?
  • Garder une charge de travail raisonnable
  • Faire participer les employés au processus de décision
  • Reconnaître la valeur des gens et les récompenser
  • Développer un sens de communauté
  • Développer le sens de la valeur du travail dans des termes identifiables par les employés
  • Maintenir un environnement de respect et de justice

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mercredi 28 mars 2007

Comment gérer des ordres avec lesquels je ne suis pas d'accord?

Par Marc Hoang d'Ornano le mercredi 28 mars 2007, 23:22

  1. Ce n'est pas la guerre, il n'y aura ni morts ni blessés. Ce n'est que du travail.
  2. Je dois décider : ou je veux être un un soldat de cette armée ou bien je la quitte.
  3. Demander au général: "permission to speak freely". Et essayer de lui exposer mes arguments.
  4. Bien définir le cadre de la mission de mon équipe, et s'y tenir.
  5. Etre toujours en accord avec ce que je présente à mon équipe.

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mardi 6 mars 2007

Techniques de mise en valeur d'un projet

Par Marc Hoang d'Ornano le mardi 6 mars 2007, 22:42

La mise en valeur (branding) consiste à établir une identité qui donne une image positive. Par exemple:
  • Choisir un nom de projet à consonnance positive
  • Etablir une image, un logo et l'inclure dans la comm
  • Donner des goodies associés au nom du projet
  • Communiquer en "face to face" sur le projet

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